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首页 > 服务项目 > HACCP食品管理体系认证 > 食品安全管理体系标准“7.5.3 成文信息的控制”条款理解HACCP认证：食品安全管理体系标准“7.5.3 成文信息的控制”条款理解
7.5.3 成文信息的控制
7.5.3.1 应控制食品安全管理体系和本标准所要求的成文信息，以确保：
a）在需要场合和时机，均可获得并适用;
b）予以妥善保护（如防止泄密、不当使用或缺失）。
7.5.3.2 为控制成文信息，适用时，组织应进行下列活动：
a）分发、访问、检索和使用;
b）存储和防护，包括保持可读性;
c）更改控制（如版本控制）;
d）保留和处置。
对于组织确定的策划和运行食品安全管理体系所必需的来自外部的成文信息，组织应进行适当的识别，并予以控制。
对所保留的、作为符合性证据的成文信息应予以保护，防止非预期的更改。注∶ 对成文信息的"访问"可能意味着仅允许查阅，或者意味着允许查阅并授权修改。
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理解要点
在需要的时间和场合，组织使用的文件宜都是可获得的。如在杀菌工序悬挂最新的杀菌（关键控制点）参数（杀菌温度/杀菌时间），使杀菌操作人员获得最新版本的操作文件。
成文信息（文件、记录）应妥善保护，包括防损（损坏、非计划修改）、防止失密、不当使用（包括作废文件），造成管理的混乱;
如∶新版配方或产品标准发布时，由于文件的发放或控制不当，组织的有些部门如果仍在沿用过期版本将会造成严重的后果。
文件保存期限应满足产品寿命、法规和相关方的要求，至少保存满足上述期限的时间。如出口芦笋罐头的保质期为三年，那么相关文件、记录保存期限至少应为三年以上。
组织应识别所需要的外来文件，适当标识和控制，目的是确保使用的外来文件是适用和有效的。如由责任部门定期通过网上查询、到相关部门了解、订阅有关刊物、与顾客沟通等形式，确保及时掌握外来文件的变化和更新情况，并及时根据原来的发放情况，更新所有使用部门和个人的文件，确保使用的外来文件为适用的有效版本。
法律法规是食品安全管理体系中最为重要的外来文件应确保其现行有效。
保留的成文信息（记录）是提供符合有关法律、法规和食品安全管理体系有效运行的客观证据，同时也为产品的可追溯性和撤回、纠正措施、验证、持续改进、体系评审等管理活动提供依据性资料。
通常的审核要点是：
——结合其他现场审核，关注"在需要的时间和场合，使用的文件是否适宜、并可获得";文件资料的保存是否符合标准要求的几个方面？
——外来文件、法规，是否及时取得、适宜，并在需要的时间和场合可获得的？
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